Mange virksomheder modtager dagligt besøg af kunder, leverandører, kandidater til stillinger og andre eksterne. Det kræver styr på en række praktiske forhold: Hvem er kommet, hvem skal de besøge, hvilke dele af bygningen må de færdes i, og hvordan får de adgang til netværk og mødelokaler? En klar proces gør modtagelsen mere professionel, og den sikrer, at virksomheden til enhver tid ved, hvem der opholder sig i bygningen. Her gennemgås de vigtigste elementer i et gæsteprogram.

Gæstekonto og adgang til ressourcer

En udbredt løsning er at oprette en særskilt gæstebruger eller en brugergruppe til besøgende. Adgangen kan begrænses, så gæster kun kan bruge et adskilt trådløst netværk og de lokaler, de skal besøge, men ikke kan se interne systemer og filer. Gæstekontoen kan have en velkomstbesked, der forklarer, hvordan netværket tilgås, hvor mødelokalet ligger, og hvem der kontaktes ved problemer.

Det er vigtigt, at gæster ikke får de samme rettigheder som medarbejdere. Selv om et besøg er venligt, bør adgangen til følsomme data, interne netværk og låste områder være begrænset. En tidsbegrænset adgangskode, der udløber efter besøget, mindsker risikoen for, at koden bruges senere af andre.

Digitale systemer til besøgsregistrering

I virksomheder med mange besøgende kan et digitalt system lette arbejdet. Systemer til gæsteregistrering kan blandt andet:

  • lade gæster forhåndsregistrere sig, så de modtager en invitation med oplysninger om tid og sted
  • give værten besked, når gæsten er ankommet
  • udskrive eller vise en besøgsbadge med navn og tidspunkt
  • registrere, hvornår gæsten kommer og går, så der er et overblik over de personer, der er i bygningen
  • give gæsten adgang til trådløst netværk uden manuel udlevering af koder

Fordelen er, at receptionen bruger mindre tid på manuelle opgaver, og at gæsten får en ensartet oplevelse. Samtidig giver et digitalt system en log, som kan bruges ved en evakuering eller et sikkerhedsspørgsmål. Til mindre virksomheder kan en simpel liste eller en enkel formular være tilstrækkelig, så længe den fungerer og bliver brugt.

Processen bag modtagelsen

Teknologien er kun en del af løsningen. Virksomheden bør også have en plan for, hvordan gæster modtages. Ikke alle gæster har samme behov. Nogle kommer for at besøge en kollega og kan klare sig med en kort velkomst. Andre, for eksempel en vigtig kunde eller en ny samarbejdspartner, forventer måske en mere personlig modtagelse med en rundvisning og servering.

Derfor er det en fordel at skelne mellem typer af besøg og at beskrive, hvad der gælder for hver. Hvem møder gæsten, hvem sørger for kaffe, og hvem følger gæsten ud igen? Når rollerne er klare, undgår man, at gæsten står alene i entréen. Hvis der kommer mange gæster, kan det være en god idé, at bestemte medarbejdere har ansvaret for modtagelsen, så der er et kendt ansigt, når døren åbnes.

Persondata og sikkerhed

Når gæster registreres, indsamles der personoplysninger som navn, firma og tidspunkt for besøget. Virksomheden skal derfor overveje, hvilke oplysninger der er nødvendige, hvor længe de gemmes, og hvem der har adgang til dem. Reglerne om beskyttelse af persondata stiller krav til gennemsigtighed, og gæster bør vide, hvad deres oplysninger bruges til.

En god praksis er at indsamle så få data som muligt og at slette dem, når formålet er opfyldt. Fysiske lister med navne, der ligger fremme i receptionen, bør undgås, fordi andre gæster kan læse dem. Samlet set kan en gennemtænkt gæsteproces give både tryghed for virksomheden og en god oplevelse for dem, der kommer på besøg.